Склад виконавчого комітету міської ради

  1. Цівіна Володимир Володимирович - секретар міської ради, голова виконавчого комітету
  2. Мартиненко Ольга Василівна – заступник директора з навчально–виховної роботи  Чигиринської ЗОШ І-ІІІ ступенів №1   імені Богдана Хмельницького
  3. Вакуленко Любов Павлівна – виконавчий директор ТОВ «Чигиринський консервний завод»
  4. Сергієнко Дмитро Володимирович – тимчасово не працює
  5. Кобильник Валентина Василівна- заступник начальника, управління УДКСУ
  6. Коршунова Світлана Федорівна- директор, районний центр зайнятості населення
  7. Месеча Василь Петрович – настоятель храму  Казанської ікони Божої Матері Українська православна церква Київського патріархату
  8. Поліщук Юрій Адамович – директор Чигиринського економіко-правового коледжу Уманського НУС
  9. Рясіченко Володимир Михайлович – пенсіонер

Додаток 1
до рішення виконавчого комітету
Чигиринської міської ради
від 11.12.2015  № 1-1 

Регламент виконавчого комітету Чигиринської міської ради

І. Загальні положення

1.1. Виконавчим органом Чигиринської міської ради є виконавчий комітет Чигиринської міської ради  (далі – міської ради/ради).
Виконавчий комітет Чигиринської міської ради (далі – виконавчий комітет/виконком) є підконтрольним і підзвітним міській раді, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади - також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.
1.2. Виконавчий комітет у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», іншими нормативно – правовими актами законодавства, Регламентом виконавчого комітету .
1.3. Регламент виконавчого комітету (далі - Регламент) є нормативним актом, який відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та інших законодавчих актів, регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету, віднесені до його компетенції.
Регламент приймається на першому засідання виконавчого комітету та затверджується його рішенням. Зміни та доповнення до Регламенту вносяться відповідним рішенням виконавчого комітету

ІІ. Порядок утворення виконавчого комітету та інших виконавчих органів міської ради

2.1.  Виконавчий комітет утворюється радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень ради - виконком здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконкому.
2.2. Кількісний склад виконавчого комітету визначається радою. Персональний склад виконкому затверджується радою за пропозицією міського голови.
2.3.  Виконавчий комітет ради утворюється у складі відповідно міського голови, заступника міського голови, керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету (далі – секретаря виконкому), а також керівників відділів та інших виконавчих органів ради, інших осіб.
 До складу виконавчого комітету входить за посадою секретар міської ради, який за рішенням ради може одночасно здійснювати повноваження секретаря виконавчого комітету.
2.4. Очолює виконавчий комітет міської ради міський голова.
2.5. Особи, які входять до складу виконавчого комітету, крім тих, хто працює у виконавчих органах ради на постійній основі, на час засідань виконавчого комітету, а також для здійснення повноважень в інших випадках, звільняються від виконання виробничих або службових обов'язків з відшкодуванням їм середнього заробітку за основним місцем роботи .
2.6. На осіб, які входять до складу виконавчого комітету і працюють у ньому на постійній основі, поширюються вимоги щодо обмеження сумісності їх діяльності з іншою роботою (діяльністю), встановлені Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» для міського голови.
2.7. До складу виконавчого комітету не можуть входити депутати міської ради, крім секретаря ради.
2.8.  Для забезпечення оперативного управління соціально-економічним і культурним розвитком міста виконавчий комітет розподіляє обов'язки між міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету.
2.5. До складу виконавчих органів входять відділи, комітети, постійні та тимчасові робочі органи (комісії, координаційні ради, робочі групи тощо), які створюються міською радою та виконавчим комітетом для здійснення повноважень, що належать до відання виконавчого комітету, підпорядковані виконкому та міському голові.
2.6. Положення про відділи, комітети затверджуються міською радою, а положення про постійні та тимчасові робочі органи – виконавчим комітетом міської ради.
2.7. Організаційне та матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчого комітету здійснюється спеціалістом з організаційного забезпечення діяльності ради , контроль за його виконанням - на секретаря виконкому.

ІІІ. Планування роботи виконавчого комітету міської ради
3.1. Планування роботи виконавчого комітету є одним із основних засобів організаційного забезпечення виконання задач господарського і соціально-культурного будівництва у місті.

3.2. Практична діяльність виконавчого комітету організовується виходячи із затверджених міського бюджету, програми економічного і соціального розвитку, інших міських програм,  оперативних планів роботи з урахуванням поточного моменту і ситуації, що складається у місті.
3.3. Виконавчий комітет організовує свою роботу відповідно до квартальних календарних планів основних заходів виконкому, які затверджуються міським головою.
3.4. На засіданні виконкому секретар  виконкому, перш ніж доповісти про план на наступний квартал, інформує виконком про виконання плану попереднього кварталу.
3.5. Затверджений план може щомісячно уточнюватись з урахуванням поточних завдань міського голови, його заступників з питань діяльності виконавчих органів міської ради.
3.6. Якщо заходи  плану роботи виконкому з будь-яких питань не можуть бути реалізовані у встановлений термін, заступники міського голови, керівники виконавчих органів міської ради завчасно, але не пізніше, ніж за 15 днів інформують про це міського голову.
Зміни у перспективний план роботи виконавчого комітету вносяться рішенням виконавчого комітету.
3.7. Контроль за проведенням передбачених планом заходів покладається на заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради .

ІV. Організація роботи виконавчого комітету міської ради

4.1.  Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання, що забезпечує колегіальне обговорення задач, які стоять перед ним, і ухвалення рішень по їх виконанню.
Засідання виконавчого комітету скликаються міським головою, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції - заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.
 Головуючим на засіданні виконкому є міський голова або заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.
Засідання скликаються в міру необхідності, але не рідше одного разу на місяць, і є правомочними, якщо в них бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.
4.2. Загальна підготовка засідань виконавчого комітету покладається на секретаря виконкому.
4.3. Рішення виконавчого комітету приймаються на виконання законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, рішень ради, а також відповідно до плану роботи виконавчого комітету, за пропозиціями виконавчих органів ради, постійних комісій ради, підприємств, установ, організацій та громадян.
4.4. На засіданнях виконкому розглядаються питання, передбачені планом роботи виконавчих органів та інші питання, віднесені чинним законодавством до відання виконавчих органів ради.

4.5. Підготовка проектів рішень виконавчого комітету.

4.5.1. Відповідальність за підготовку проектів рішень, довідок, висновків та інших матеріалів на засідання виконавчого комітету покладається на заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретаря виконавчого комітету, керівників виконавчих органів міської ради.
Підготовку питань та проектів рішень для розгляду виконавчим комітетом забезпечують заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретар виконкому, спеціалісти  виконкому міської ради.
4.5.2. Підготовка планових питань розпочинається з вивчення вимог діючого законодавства з цих питань, відпрацювання переліку питань для аналізу стану справ у відділах  виконкому міської ради, на підприємствах, установах, організаціях міста, у разі потреби - вивчення думки громадян.
4.5.3. У разі необхідності до вивчення і аналізу стану справ, розробки заходів і визначення шляхів покращання становища залучаються  фахівці відповідної галузі.
Організації, підприємства та установи будь-якого рівня, громадські організації можуть вносити пропозиції щодо підготовки проектів рішень до виконавчих органів міськради.
4.5.4. Заголовок проекту рішення викладається лаконічно і складається з одного речення. Якщо у проекті рішення йде мова про декілька питань, заголовок формулюється узагальнено.
4.5.5. Всі проекти рішень оформляються на бланках виконавчого комітету міської ради. Проекти рішень повинні мати заголовки, що коротко і точно відображають їхній зміст, мотивувальну і розпорядчу частину, можуть мати додатки.
4.5.6. У мотивувальній частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа. У розпорядчій частині вміщуються висновки, пропозиції, рішення, прохання, завдання, доручення, рекомендації, відповідальні виконавці та на кого покладено контроль за виконанням рішення в цілому, обумовлюються форми та шляхи контролю (терміни подачі проміжної, підсумкової інформацій) та інше. На титульній (останній) сторінці проекту рішення друкуються в алфавітному порядку прізвища членів виконкому.
4.5.7. Якщо організація контролю за виконанням рішення покладається на кількох заступників міського голови за напрямками діяльності, то необхідно зазначити одного відповідального за організацію контролю по виконанню рішення в цілому.
4.5.8. Тексти проектів рішень, додатків та інших матеріалів до них викладаються  державною мовою, повинні бути короткими, суть документу мусить бути викладена чітко й виключати можливість подвійного тлумачення.
4.5.9. У разі, коли рішення, що приймається, відміняє дію раніше прийнятого з цього питання рішення, то останнє повинно містити зазначення про визнання попереднього таким, що втратило чинність.
4.5.10. Проекти рішень, матеріали і документи до них розглядаються, узгоджуються і візуються з обов'язковим зазначенням підпису заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до розподілу обов'язків, а також юристом міської ради та секретарем виконкому.
4.5.11. Візи погодження розміщуються на останньому аркуші проекту рішення, при цьому друкуються посади, прізвища посадових осіб, якими завізовано проект, в такій послідовності:
- виконавець проекту рішення;
- юрист міської ради;
- секретар виконкому;
- заступник міського голови.
4.5.12. Термін розгляду та погодження проекту рішення службовими особами, як правило, не повинен перевищувати одного дня. Якщо після розгляду заступниками міського голови,  секретарем виконкому  проект рішення потребує доопрацювання, то він повертається розробнику.
4.5.13. Усі проекти рішень направляються юристу міської ради  для отримання висновку відносно їх відповідності чинному законодавству. Проекти рішень візуються, а ті з них, які не ґрунтуються на чинному законодавстві, повертаються автору проекту, із зазначенням мотивів повернення,  на доопрацювання.
4.5.14. Проекти рішення виконавчого комітету з візами керівників виконавчих органів ради, юриста, виконавців, а також додатки до них (довідки, відповідні записки, заходи, тощо) ,  передаються спеціалісту з організаційного забезпечення діяльності міської ради.
4.5.15. Спеціаліст з організаційного забезпечення діяльності міської ради  на підставі поданих матеріалів формує проект порядку денного засідання виконавчого комітету, який погоджується з секретарем виконкому.
4.6. Члени виконавчого комітету не пізніше, ніж за два дні до засідання повинні бути ознайомлені з порядком денним, проектами рішень та матеріалами, що виносяться на розгляд виконкому.
4. 7. Спеціаліст з організаційного забезпечення діяльності міської ради  повідомляє про час засідання виконкому його  членів, керівників виконавчих органів міської ради, запрошених осіб .
4.8. Реєстрацію учасників, забезпечення порядку проведення засідання та протоколювання  здійснює спеціаліст з організаційного забезпечення діяльності міської ради.
4.9. Засідання виконавчого комітету є відкритими і гласними. Залежно від специфіки питання, що виноситься на розгляд та за рішенням членів виконавчого комітету  може бути проведене закрите засідання.
4.10. Порядок денний і порядок розгляду питань, включених до порядку денного, затверджується на початку засідання. Після затвердження порядку денного засідання виконкому, відводиться час на розгляд питань, визначається їх черговість, встановлюється загальний час засідання.
4.11. Члени виконкому міської ради забезпечуються необхідними матеріалами з питань, які розглядаються на засіданні.
4.12. Розгляд питання, включеного до порядку денного на засіданні виконкому, розпочинається із оголошення головуючим на засіданні назви цього питання, складу запрошених осіб, які причетні до розгляду питання, прізвищ доповідача та співдоповідача (співдоповідачів). У процесі розгляду питань порядку денного з дозволу головуючого може проводитися обмін думками членів виконавчого комітету та запрошених.
4.13. Доповідачами на засіданнях виконавчого комітету є заступники міського голови, секретар виконкому,  виконавці рішень. Після доповіді та співдоповідей члени виконкому ставлять доповідачу та співдоповідачу запитання, отримують на них відповіді, заслуховують запрошених осіб.
4.14. Головуючий на засіданні виконкому забезпечує порядок під час засідання і створює рівні можливості членам виконавчого комітету в обговоренні питань та внесенні пропозицій. Рішення виконавчого комітету можуть прийматися без обговорення, якщо до проекту рішення не надійшло зауважень, і на цьому не наполягає ніхто із членів виконавчого комітету.
4.15. На засіданні виконкому ведеться запис ходу розгляду питань, на підставі якого, спеціалістом з організаційного забезпечення діяльності міської ради оформляється протокол засідання, який підписується міським головою або особою, що виконує на засіданні його обов'язки.
Протоколи засідань виконкому міської ради зберігаються протягом року в секретаря виконавчого комітету, після чого передаються у визначеному порядку в міський архів на постійне зберігання.
4.16. Рішення виконавчого комітету приймаються на засіданнях відкритим голосуванням більшістю від загального складу виконкому. Особистий підпис члена виконкому підтверджує, що він голосує за прийняття даного рішення. Якщо член виконкому не згоден з таким рішенням, він може висловити письмово свою особисту думку (окрему думку).
4.17. Датою прийняття такого рішення є дата підписання його міським головою. У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету він може призупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд міської ради.
4.18.Проекти рішень, в ході обговорення яких були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, протягом двох днів після засідання остаточно редагуються виконавцями, візуються й подаються для підпису членам виконкому та міському голові.
4.19. Оригінали рішень підписуються міським головою, завіряються гербовою печаткою виконавчого комітету та підшиваються до протоколів засідань виконавчого комітету. Додатки до рішень секретарем виконкому. Копії рішень завіряються печаткою канцелярії виконавчого комітету та в обов’язковому порядку, протягом 5-ти робочих днів, видаються для виконання фізичним та юридичним особам.
За видачу рішень виконавчого комітету фізичним та юридичним особам відповідальний спеціаліст з організаційного забезпечення діяльності ради..
4.20. Кожне рішення має свій номер і дату його прийняття.  Нумерація рішень виконкому ведеться від № 1 за наростанням протягом календарного року.
4.21. Рішення виконкому, прийняті в межах його повноважень, є обов'язковими для виконання усіма розташованими на території міста органами, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами, а також громадянами, які постійно або тимчасово проживають на території міста.
4.22. Рішення виконавчого комітету з питань, віднесених до власної компетенції виконавчих органів міської ради, можуть бути скасовані міською радою. У разі невідповідності рішень Конституції України або законам України вони можуть бути визнані незаконними та бути скасованими у судовому порядку.
4.23. У разі виникнення потреби термінового прийняття рішення виконкому міської ради з метою вирішення непередбачених питань, як виняток, виключно з дозволу міського голови, воно може бути прийняте між засіданнями виконкому.
Рішення, прийняті між засіданнями виконкому, підшиваються до протоколу наступного засідання виконкому відповідно до переліку розглянутих питань.
4.24. Протоколи засідань виконкому міської ради зберігаються протягом року в керуючого справами виконавчого комітету, після чого передаються у визначеному порядку в міський архів на постійне зберігання.
  4.25. Протоколювання засідань виконавчого комітету здійснює спеціаліст з організаційного забезпечення діяльності міської ради.

V. Організація роботи органів,
що утворюються виконавчим комітетом міської ради

5.1. Виконавчий комітет для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, координації дій органів місцевого самоврядування під час виконання відповідних завдань, розроблення проектів рішень, програм економічного, соціального і культурного розвитку міста, а також для вирішення оперативних питань може утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо).
5.2. До складу робочих органів залежно від покладених на них завдань включаються міський голова, заступники міського голови, представники виконавчих органів, а також депутати міської ради, представники інших органів, не підвідомчих виконкому, суб'єктів підприємницької діяльності, громадських організацій, науковці та інші фахівці за їх згодою.
5.3. Сфера діяльності та повноважень робочих відділів, інших органів виконкому визначається положеннями про них.
5.4. Склад робочих органів та положення про них затверджуються виконавчим комітетом міської ради.
5.5. У складі робочих органів виконкому, які очолюють міський голова, заступники міського голови, секретар виконкому, визначається посада заступника голови робочого органу.
5.6. Організаційною формою роботи робочого органу виконкому є засідання.
5.6.1.Засідання робочого органу виконкому проводиться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.
5.6.2. Рішення про скликання засідання робочого органу приймається його головою.
5.6.3. Порядок денний засідання робочого органу виконкому формується секретарем робочого органу.
5.6.4. З питань порядку денного на засідання робочого органу виконкому запрошуються керівники місцевих органів виконавчої влади, установ та організацій, які брали участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші посадові особи, участь яких необхідна під час обговорення питання.
Посадові особи, які беруть участь у засіданні робочого органу виконкому, реєструються секретарем робочого органу.
5.7. Рішення робочого органу виконкому приймаються шляхом досягнення консенсусу.
У разі, коли за результатами розгляду консенсусу не досягнуто, голова робочого органу виконкому може прийняти рішення про внесення цього питання з розбіжностями для розгляду на засіданні виконавчого комітету.
5.8. Робочі органи виконкому у своїй роботі взаємодіють між собою. Для розгляду, врегулювання розбіжностей і схвалення комплексних питань можуть проводитися спільні засідання робочих органів виконкому за погодженням їх голів.

VI. Порядок підготовки і проведення нарад
у виконавчому апараті міської ради

6.1. За необхідністю апаратні наради у міського голови проводяться із заступниками міського голови, секретарем ради, секретарем виконкому,  тимчасовими робочими органами .
6.2. Щотижня, у понеділок о «16» годині «00» хвилин проводяться наради із заступниками міського голови, керівниками виконавчих органів міської ради, керівниками комунальних підприємств.
6.3. На кожну апаратну нараду виносяться інформації про виконання доручень, повідомлення про зміни в законодавстві, про дотримання виконавчої дисципліни в управліннях і відділах виконкому міської ради, а також звіти про службові відрядження, участь відповідальних працівників у загальноміських та інших заходах.
6.4. Коло службових осіб, запрошених на апаратні наради визначається міським головою особисто або за пропозицією заступників міського голови, секретаря міської ради, секретаря виконавчого комітету, начальників відділів.
6.5. Повідомлення про запрошення осіб на наради, на засідання тимчасових робочих органів та  підготовка приміщення для їх проведення покладається на спеціаліста з організаційного забезпечення діяльності міської ради.
 6.6. Рішення, прийняті на нарадах, засіданнях робочих груп, оформлюються протоколами. Протоколювання рішень, прийнятих на нарадах, покладається на спеціаліста з організаційного забезпечення діяльності міської ради. Протоколи засідань тимчасових робочих органів покладається на  секретарем робочого органу.
 Протоколи нарад  міського голови підписуються - міським головою; протоколи засідань тимчасових робочих органів – головою тимчасового робочого органу.
6.7. За результатами розгляду питань на нарадах та засіданнях тимчасових робочих органах можуть даватися доручення міського голови - із зазначенням виконавців та термінів виконання, прийматися інші управлінські рішення.
6.8. За підсумками апаратних нарад спеціалістом з організаційного забезпечення  діяльності міської ради складається перелік доручень міського голови та направляються виконавцям.

VII. Організація прийому громадян і розгляду
їх письмових звернень

7.1. Прийом і реєстрація листів, заяв, звернень, скарг громадян, підприємств, установ та організацій  здійснюється спеціалістом із питань контролю та зв’язків з громадськістю.
7.2. Спеціаліст із питань контролю та зв’язків з громадськістю реєструє звернення громадян, підприємств, установ та організацій, що надійшли та направляє їх для накладання резолюції міському голові.
Після розгляду заяв та скарг громадян, підприємств, установ та організацій  міським головою, спеціаліст із питань контролю та зв’язків з громадськістю віддає їх згідно з резолюціями до виконання керівникам та спеціалістам виконавчих органів міської ради.
7.3. Пропозиції, заяви, скарги громадян, підприємств, установ та організацій, що надходять до виконавчого комітету, розглядаються щоденно в строки згідно з діючим законодавством.
Контроль за строками проходження листів у виконкомі здійснює спеціаліст із питань контролю та зв’язків з громадськістю
7.4. Звернення громадян вважаються знятими з контролю, якщо розглянуті всі поставлені в них питання, вжиті необхідні заходи і надані вичерпні відповіді заявникам.
Листи громадян не вважаються виконаними, якщо у відповідях повідомляється лише про запропоновані заходи для вирішення поставлених у них питань.
В попередніх (проміжних) відповідях обов'язково вказується кінцевий термін виконання. У цьому випадку документ залишається на контролі до остаточного вирішення питання.
Якщо у попередній (проміжній) відповіді виконавцем не визначено конкретний термін остаточної відповіді, то спеціаліст із питань контролю та зв’язків з громадськістю  встановлюється місячний термін з дати відправки попередньої відповіді.
7.5. Прийом громадян у виконавчому комітеті здійснюється  міським головою, його заступниками, секретарем ради, керуючим справами виконкому згідно з графіком, що затверджується міським головою.
Прийом громадян міським головою здійснюється щосереди з «09» години «00» хвилин до «13» години «00» хвилин.
Прийом громадян заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради здійснюється щовівторка з «09» години «00» хвилин до «13» години «00» хвилин.
Прийом громадян секретарем міської ради здійснюється щоп’ятниці з «09» години «00» хвилин до «13» години «00» хвилин .
Прийом громадян керуючим справами виконавчого комітету Чигиринської міської ради здійснюється щочетверга з «09» години «00» хвилин до «13» години «00» хвилин .
Видача довідок, прийом платежів за користування земельними ділянками здійснюється щопонеділка та щосереди  з «09» години «00» хвилин до «16» години «00» хвилин, а щоп’ятниці з «09» години «00» хвилин до «15» години «00» хвилин.
7.6. Спеціаліст із питань контролю та зв’язків з громадськістю систематично аналізує роботу по прийому громадян, підприємств, установ та організацій, узагальнює питання, з яким вони звертаються, подає керуючому справами виконкому пропозиції, по усуненню недоліків в організації прийому громадян.
7.7. Спеціаліст із питань контролю та зв’язків з громадськістю здійснює контроль за своєчасним і правильним розглядом пропозицій, заяв, скарг громадян, підприємств, установ та організацій і проводить  перевірки стану справ щодо їх вирішення у виконавчих органах міської ради, на підприємствах, закладах комунальної власності, надає їм необхідну практичну та методичну допомогу, готує пропозиції по усуненню порушень і недоліків, інформує про результати перевірок керуючого справами виконкому.

         VIII. Порядок підготовки розпоряджень міського голови

Розпорядження міського голови приймаються на виконання повноважень, відповідно до статті 42 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови Чигиринської районної державної адміністрації, рішень райдержадміністрації,  та з метою  оперативного вирішення  кадрових питань і питань, пов’язаних з життєдіяльністю міста.
8.1. За змістом розпорядження міського голови поділяються на розпорядження:
- з основної діяльності;
- з особового складу;
- з адміністративно – господарських питань;
- про надання відпусток, відрядження.
8.2. Організації, підприємства та установи будь-якого рівня, громадські організації можуть вносити пропозиції щодо підготовки проектів розпоряджень за напрямком діяльності.
    Підготовка розпоряджень регламентується чинним законодавством та іншими нормативними документами.
    8.3. Тексти проектів розпоряджень, додатків та інших матеріалів до них викладаються державною мовою на бланках виконавчого комітету встановленого зразка.
    8.4. З метою чіткого виконання розпоряджень в їх текстах необхідно передбачати конкретні завдання, виконавців, терміни виконання та відповідальних за контроль.
8.5. Розпорядження підписуються  міським  головою, а на час його відсутності (період непрацездатності та період всіх видів відпусток) - заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.
    Додатки підписуються секретарем виконкому.
    8.6. Розпорядження реєструються у журналах згідно номенклатури справ, їх розмножені екземпляри завіряються печаткою  канцелярії виконкому та розсилаються виконавцям.
    8.7. Розпорядження міського голови з особового складу, про надання відпустки та по відрядженнях реєструються, розмножені екземпляри завіряються печаткою канцелярії виконкому та передаються у бухгалтерію міської ради.
    8.9.  Підготовку розпоряджень, їх реєстрацію здійснює особа, на яку покладено відповідні обов’язки міським головою.
8.8. Організаційно-технічне забезпечення виконанням розпоряджень міського голови здійснює особа, на яку покладено відповідальність за його здійснення міським головою (у тексті розпорядження).

IX. Організація роботи зі службовими листами

 9.1.  Службовий документ, отриманий виконкомом або створений ним (вхідна/вихідна кореспонденція ), у тому числі для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду міської ради з моменту його реєстрації.
Приймання, реєстрація і первинна обробка всієї кореспонденції, що надходить до виконавчого комітету Чигиринської міської ради, здійснюється спеціалістом з питань контролю та зв’язків з громадськістю. 
При одержанні судово - процесуальної документації, документів, які мають важливе значення та документів з грифом «ТЕРМІНОВО», спеціаліст з питань контролю та зв’язків з громадськістю негайно доповідає про одержання цих документів міському голові  або його заступникам, у відповідності з функціональними повноваженнями, та секретарю виконавчого комітету.
9.2. Зареєстровані документи передаються на розгляд міському голові  або його заступникам, у відповідності з функціональними обов’язками, в день їх надходження о «16» годині «00» хвилин, а у разі надходження кореспонденції у неробочий час - наступного робочого дня до «10» години «00» хвилин.
Документи, розглянуті керівництвом, повертаються з резолюцією щодо їх виконання спеціалісту з питань контролю та зв’язків з громадськістю Резолюції керівництва виконкому на документах повинні бути короткими і чіткими, визначати характер доручень, строки і відповідальних виконавців.
9.3. Документи з резолюціями міського голови, його заступників, не пізніше ніж за три дні з моменту надходження, спеціалістом з питань контролю та зв’язків з громадськістю направляються виконавцям і беруться на контроль для виконання у зазначені в документі або резолюції терміни.
Документи без встановлених термінів виконуються протягом місяця з дня їх реєстрації .
9.4. Відповідальність за своєчасне та правильне виконання документів несуть особи, зазначені у резолюціях, а також безпосередні виконавці.
9.5. Якщо документ з об'єктивних причин не може бути своєчасно виконаний, то не пізніше, ніж за три дні до закінчення терміну виконання, виконавець повинен про це довести до відома особи, що наклала резолюцію, і пропонувати продовження терміну виконання.
При отриманні такого дозволу виконавець віддає спеціалісту з питань контролю та зв’язків з громадськістю відповідний документ для встановлення нового терміну контролю та обов'язково повідомляє заявника про продовження терміну виконання документу.
9.6. Реєстрація вхідної та вихідної документації здійснюється спеціалістом з питань контролю та зв’язків з громадськістю.

X. Організація контролю за виконанням документів
у виконавчому комітеті міської ради

    10.1.  Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.
    Контролю підлягають усі зареєстровані  документи, в яких  містяться конкретні завдання і визначені виконавці.
    Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також на кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва установи, рішення колегіального органу установи, запити на публічну інформацію.
    10.2. Відповідальність за виконання несуть посадові особи на яких покладено контроль, безпосередні виконавці, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника. У разі, коли документ виконується кількома працівниками,  відповідальним  за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим.
    10.3. Контроль за виконанням документів поділяється на організаційний та діловодний (технічний). Організаційний контроль здійснюють заступники міського голови, секретар виконкому відповідно до розподілу обов’язків, а в окремих випадках – інші посадові особи, відповідальні за контроль.
    Організаційний контроль в себе включає:
- планування виконання контрольних документів;
- організація практичних заходів, направлених на виконання;
- перевірку фактичного виконання;
- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на апаратних нарадах;
- узагальнення звітів про виконання і внесення пропозицій про зняття з контролю.
    Діловодний (технічний) контроль за виконанням документів здійснюють спеціаліст з питань контролю та зв’язків з громадськістю.    Діловодний (технічний) контроль включає в себе такі операції:
- реєстрація контрольних документів;
- ведення контрольної картотеки;
- аналіз виконавчої дисципліни;
- зняття документів з контролю;
- формування картотеки виконаних документів.
    10.4.Терміни виконання документів можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.
    Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила.
    10.5. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені у ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.
10.6. Після виконання документ знімається з контролю:
- документи вищих органів державної влади знімаються з контролю після направлення на їх адресу інформації про виконання у зазначені терміни.
- рішення виконкому, що взяті на контроль, знімаються з контролю на засіданні виконкому після розгляду матеріалів про їх виконання.
- розпорядження знімаються з контролю за письмовими вказівками міського голови ;
- службові документи, листи громадян, знімаються з контролю після надання спеціалісту з питань контролю та зв’язків з громадськістю відповідно до резолюції довідки або копії відповіді заявнику.
10.7. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів щоквартально узагальнюються і доповідаються керівництву виконкому.
10.8. Зняття з контролю не означає закінчення, втрата дії документу.

ХІ. Формування справ у діловодстві виконкому, тимчасове
зберігання архівних документів та їх використання

Формування справ у діловодстві виконавчого комітету міської ради, тимчасове зберігання архівних документів та їх використання регламентується та регулюється Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015  № 1000/5.

11.1. Конкретний реєстр документів, які створюються у виконавчому комітеті, визначається номенклатурою справ.
Номенклатура справ – це систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
11.2. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку, відбору документів для державного зберігання у процесі діловодства.
Контроль за формуванням справ здійснює секретар виконавчого комітету.
11.3. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архівного відділу районної державної адміністрації зберігаються за місцем формування справ.
Схоронність справ забезпечується посадовими особами, які формують справи.
11.4. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання зберігаються у відділах виконкому протягом двох років після завершення їх у діловодстві.
Передача справ до архівного відділу районної державної адміністрації проводиться щорічно протягом січня місяця.
11.5. Відділи та посадові особи виконкому міської ради згідно зі Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", здійснюють тимчасове зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян, а саме: розпоряджень з особового складу, про відрядження, особові  картки звільнених працівників, рахунки по нарахуванню заробітної плати працівників виконкому.
11.6. Після закінчення терміну тимчасового зберігання документи передаються на постійне зберігання до архівного відділу районної державної адміністрації.
11.7. Організаційне та матеріально-технічне забезпечення діяльності архівного підрозділу виконавчого комітету здійснюється особою, визначеною міським головою. Контроль за веденням архівної справи здійснює секретар виконкому.

ХІІ. Робота з кадрами
12.1. Ведення кадрового діловодства та проходження посадовими особами служби у виконавчому апараті міської ради  здійснює секретар виконавчого комітету.
12.2. Структура, загальна чисельність виконавчого апарату (у разі необхідності) та витрати на їх утримання затверджуються сесійним рішенням міської ради при затвердженні бюджету на рік, за поданням міського голови.
12.3. Штатний розпис на наступний рік переглядається і затверджується міським головою при затвердженні бюджету на наступний рік.
У разі необхідності, у межах затвердженої структури, загальної чисельності працівників і визначених радою коштів на їх утримання, до штатного розпису розпорядженням міського голови протягом календарного року можуть вноситись зміни.
12.4. Прийом посадових осіб, службовців виконавчого апарату та молодшого обслуговуючого персоналу здійснюється за розпорядженням міського голови відповідно до чинного законодавства України.
12.5. Переведення на рівнозначну або нижчу посаду, а також просування по службі посадових осіб, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України, може здійснюватися без конкурсного відбору.
12.6. Організація та контроль за дотриманням законодавства у кадрових питаннях покладається виключно  на секретаря виконкому.
12.6. На кожну посадову особу формується особова справа згідно з Порядком ведення особових справ державних службовців.
 Посадові особи міської ради зобов’язані щорічно до 1 квітня подавати декларацію особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, за минулий рік за формою, що визначається відповідними законодавчими актами.
12.7. На кожну посаду відповідно до штатного розробляється посадова інструкція.
Посадові інструкції можуть переглядатися у разі необхідності в зв'язку зі змінами структури, штатного розпису та у інших випадках передбачених чинним законодавством.
12.8. Посадові інструкції працівників виконавчого апарату ради  складаються їх безпосередніми керівниками і затверджуються міським головою.
12.9. Розподіл функціональних повноважень між керівним складом виконавчого апарату ради складається секретарем виконкому міської ради та затверджуються міським головою.
12.10. Кожен працівник ознайомлюється з посадовою інструкцією під розпис.
Затверджені посадові інструкції зберігаються у секретаря виконкому міської ради.  Копії посадових інструкцій передаються посадовим особам виконавчого апарату.
12.11. Порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування регламентується, визначається та регулюється Порядком проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців затвердженого постановою Кабінету Міністрів України
від 15 лютого 2002 р. № 169.
Рішення про проведення конкурсу приймається міським головою за наявності вакантної посади.
12.12. Оголошення про конкурс публікується в районній газеті "Чигиринські вісті" або поширюється через інші офіційні засоби масової інформації не пізніше ніж за місяць до початку конкурсу та доводиться  до відома працівників виконавчого апарату міської ради, в якому оголошується конкурс.
12.13. Рішення про призначення на посаду та зарахування до кадрового резерву приймає міський голова на підставі пропозиції конкурсної комісії протягом місяця з дня прийняття рішення конкурсною комісією.
12.14. Рішення конкурсної комісії може бути оскаржене міському голові протягом трьох днів після ознайомлення з цим рішенням.
12.15. Рішення міського голови може бути оскаржене у порядку, визначеному законодавством.
12.16. При прийнятті на службу для особи може встановлюватися  випробування з метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. Умова про випробування повинна бути застережена в розпорядженні  про прийняття на роботу.
Порядок проходження, умови, строк, результати випробування повинні відповідати законодавству про працю.
12.17. Прийняття на службу до виконавчого апарату міської ради поза конкурсом здійснюється:
-  на посаду міського голови в порядку, встановленому Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні";
-     на посаду секретаря міської ради - шляхом обрання міської радою ;
-  на посади заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретаря виконавчого комітету міської ради - шляхом затвердження відповідною радою;
    -      інші посади та випадки, передбачені чинним законодавством..
    12.18. За рішенням міської ради створюється кадровий резерв для зайняття посад і просування по службі.
    Порядок формування кадрового резерву в міській раді визначається Типовим порядком формування кадрового резерву в органах місцевого самоврядування, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України  від 24 жовтня 2001 р. N 1386 .
    12.19. До  кадрового  резерву  зараховуються  особи,  які виявили
бажання зайняти посаду в міській раді,  мають відповідну кваліфікацію та освіту або здобувають її.
     Зарахування до кадрового резерву проводиться за згодою особи,
яка  виявила  бажання   зайняти   посаду   в   міській раді.    Про    зарахування    до    кадрового   резерву повідомляється керівництво за місцем роботи такої особи.
12.20. На кожну посаду керівника кадровий резерв формується не менше як з двох осіб, на посади спеціалістів - не менше як з однієї особи з урахуванням фактичної потреби.
          12.21. Кадровий резерв на виборні посади, на які особи обираються
територіальною громадою міста Чигирина або міською радою,  згідно із  Законом України  "Про  місцеве  самоврядування в Україні" не формується.
    Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, що складається
за зразком встановленим Кабінетом Міністрів України,  переглядається щороку в  грудні.  У разі  потреби  до  списку  протягом  року можуть вноситися зміни у порядку, встановленому для зарахування до кадрового резерву.
    12.22. Зарахування   до    кадрового    резерву    затверджується
розпорядженням  міського  голови.
     Якщо для призначення на посади,   на   які   формується  кадровий  резерв,  передбачається погодження кандидатур з відповідними  органами  виконавчої  влади, зарахування до резерву проводиться після такого погодження.
    12.23. З    метою    набуття   практичного   досвіду,   перевірки
професійного рівня і ділових якостей працівників,  які претендують
на  посаду у виконавчому комітеті міської ради,  може проводитися їх стажування терміном до двох місяців.
    Стажування посадових осіб проводиться відповідно до  Положення про порядок стажування у державних органах затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 1 грудня 1994 р. N 804 .
    12.24. Стажування  можуть  проходити особи, що вперше претендують на посаду державного службовця, та державні службовці
    12.25. Зарахування на стажування, терміни та зміни  порядку  його
проходження оформлюються розпорядженням міського голови.

ХІІІ. Організація використання робочого часу

13.1. З метою забезпечення продуктивного розподілу та використання робочого часу секретарем виконкому складається графік робочого часу працівників виконавчих органів на поточний рік, який затверджується міським головою.
13.2. Чергування у виконавчому апараті міської ради у вихідні та святкові дні здійснюється в робочі години. Відповідальними черговими призначаються заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.
Графіки чергування підписуються секретарем  виконкому і затверджуються міським головою.
13.3. Єдиний час початку роботи виконавчих органів міської ради:
з понеділка по четвер – початок о «08» годині «00» хвилин, закінчення роботи – «17» годин «15» хвилин;
перерва для відпочинку і харчування  –  початок о «13» годині «00» хвилин до «14» години «00» хвилин.
13.4. Перебування працівників  із службових питань в робочий час за межами приміщення міської ради повинно бути попередньо погоджено з керівниками виконавчого комітету.
13.5. Керівники виконавчого комітету погоджують  свою відсутність на робочому місці в робочий час з міським головою повідомивши про мету, час відсутності і місце перебування та телефон, за яким  можна у разі необхідності зв’язатись.
13.6 Надання відгулів за відпрацьовані вихідні дні, відпусток без збереження заробітної плати здійснюється за розпорядженням міського голови за погодженням з  заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради згідно з діючим законодавством про працю.
13.7. У виконавчому апараті міської ради ведеться табельний облік робочого часу його працівників. Табель складається секретарем виконкому.
13.8. Табель обліку робочого часу працівників виконавчого апарату, затверджений міським головою здається у бухгалтерію 25 числа кожного місяця.
13.9. Кожен працівник виконкому повинен підтримувати нормальний морально-психологічний клімат в установі:
- з повагою ставитися до колег і співробітників;
- надавати необхідну допомогу в роботі, уважно ставитись до відвідувачів;
- бути коректним, витриманим, ввічливим у спілкуванні з будь-ким.
Обговорення моральних та ділових якостей співробітника проводити в його присутності.

Міський голова                    С.І. Буханець






Ми раді вітати Вас на офіційному сайті Чигиринської міської ради

Повернутися на головну сторінку.